فرآیند اجرا
اطلاع‌رساني
به منظور آگاه ساختن روابط عمومی ها از برگزاری یازدهمین جشنواره, و از آنجا که مخاطبان جشنواره, شامل طیف گسترده ای از روابط عمومی ها می شدند, اداره کل تبلیغات در راستای وظایف اطلاع رسانی اقدام به انجام اموری کرد که در زیر می آید:
درج فراخوان در نشريات كثيرالانتشار
ارسال فراخوان براي روابط عمومي‌هاي مختلف
پاسخگويي به مراجعان به صورت حضوري و تلفني
امور دبيرخانه‌اي
بنابر آمار بدست آمده از آثار ارسالي در يازدهمين جشنواره روابط عمومي‌هاي كشور نسبت به سال‌هاي قبل، ازرشد بالايي برخوردار بود. برهمین اساس برای تنظیم دريافت و تفكيك آثار، همچنين راهنمايي و هدايت كارشناسان ومديران روابط عمومي كه آثار خود را به شكل حضوري به دبيرخانه ارايه مي‌كردند، واحد دبيرخانه جشنواره، به شكلي‌جدي و چشمگير به فعاليت پرداخت. در همین راستا پس از ارسال فراخوان به مدت چند ماه تكميل و تصحيح آثار ارسالي با كمك كارشناسان ودست‌اندركاران روابط عمومي‌ها از سراسر كشور ادامه يافت.
از جمله وظايف عمده‌اي كه بر عهده دبيرخانه يازدهمين جشنواره‌روابط عمومي‌هاي كشور نهاده شده بود، بدين شرح است:
تجهيز مكاني
تأمين نيروي انساني
تعيين هيأت داوران
دريافت آثار
تفكيك آثار
ارسال نامه براي رفع نقص آثار
شناسايي و فهرست‌نويسي اسامي نمايندگان معرفي شده از سوي روابط عمومي‌ها
مشاوره حضوري و تلفني با روابط عمومي‌هاي شركت‌كننده در راستاي رفع نقص آثار و تكميل آن
داوري اوليه و آماده‌سازي آثار براي ارايه به هيأت داوران
جمع‌بندي نمرات آثار پس از داوري نهايي
معرفي روابط عمومي‌هاي برتر در سه گروه سازمان‌هاي توليدي - اقتصادي، فرهنگي و خدماتي - اجتماعي
تهيه كارنامه
امور اجرايي
سفارش پوستر، كارت دعوت، پاكت و...
تعيين مكان برگزاري جشنواره (تالار سازمان حج و زيارت)
تهيه لوح تقدير، تنديس و يادمان جشنواره
تشكيل ستاد خبري
تعيين مسؤول تهيه بولتن
غرفه‌بندي تالار و اختصاص آن به انجمن‌ها و تشكل‌هاي فعال در عرصه روابط عمومي با فنون نمايشگاه انتشارات تخصصي‌روابط عمومي‌ها
هماهنگي با وزير فرهنگ و ارشاد اسلامي براي حضور در مراسم و همچنين با ساير مدعوين و شخصيت‌ها
ارسال كارت دعوت براي كليه روابط عمومي‌ها
طراحي دكور صحنه (تالار حج و زيارت) و هماهنگي صوت و صدا و پذيرايي
دعوت از قاري و مجري و خبرنگاران رسانه‌هاي عمومي
تهيه و نصب 200 عدد سيلك و نصب آن در ميادين اصلي شهر كه مكان‌هاي نصب در بخش مستندات و پيوست‌ها آمده است.
اطلاع‌رساني در مورد زمان برگزاري مراسم و اهداي جوايز از طريق رسانه‌ها
تهيه فرم ثبت‌نام شركت كنندگان و كارت شناسايي ويژه جشنواره
توزيع بولتن جشنواره با عنوان گزارش 11 و همچنين آخرين شماره فصلنامه هنر هشتم در ميان حضار
اجراي برنامه‌هاي ويژه روز مراسم و اهداي جوايز
اطلاع‌رساني به خبرنگاران رسانه‌ها
و در آخر (مستندسازي)
همکاران دبیرخانه و مسئولیت ها
آقاي حامدرضا اسماعيلي : مسؤول دبيرخانه
آقاي علي قهرشي : عضو دبيرخانه و تفكيك آثار
آقاي موسي‌الرضا شبرنگي : عضو دبيرخانه و تفكيك آثار
خانم زهرا انيشه : دريافت و ثبت رايانه‌اي و تفكيك آثار
خانم سمانه ساماني : تفكيك آثار
آقاي قاسم حسين‌خاني : تفكيك آثار
آقاي حسين قهرشي : راه‌اندازي‌برنامه‌رايانه‌اي جشنواره
خانم مرضيه ميرسليمي : ارسال دعوت‌نامه
خانم فيروه محمدحسيني : ستاد خبري
خانم سيده مهديه موسوي انزهايي : استخراج‌نمرات‌داورها
خانم طاهره خاتون ميرزايي : استخراج‌نمرات‌داورها
