سخنراني كورش اسعدي بيگي، دبير شوراي هماهنگي تبليغات كشور
استقبال بي نظير روابط عمومي ها ويژگي مهم اين جشنواره بود
كورش اسعدي بيگي، دبير شوراي هماهنگي تبليغات دولت
برگزاري جشنواره برترين هاي روابط عمومي مسيري است به سوي كامل شدن و انتخاب هر چه علمي تر روابط عمومي‌ها با استفاده از شيوه هاي پژوهشي نوين ارتباطي در حد معيارهاي قابل قبول.
بنابراين، امسال اقدام به تقسيم بندي روابط عمومي ها به دو گروه «الف» و «ب» كرده‌ايم. در واقع با اين اقدام علمي و عملي زمينه هاي رقابت همانند و همسان را براي روابط عمومي ها فراهم ساخته‌ايم.
از ويژگي‌هاي بسيار شاخص و مهم انتخاب روابط عمومي‌ها در اين دوره از جشنواره، استقبال بي نظير و گسترده‌ي روابط عمومي‌ها است. در اين دوره با تلاش و پي‌گيري هاي مجدانه گروه كارشناسي و همكاري و همراهي بسياري از روابط عمومي‌ها توانسته‌ايم از نظر تعداد شركت‌كننده‌ها در انتخابات به حد نصابي بسيار مهم دست پيدا كنيم. در واقع در اين دوره قريب به صد روابط عمومي با هم به رقابت پرداخته اند و چنين استقبالي از سوي روابط عمومي ها ضمن اينكه مسؤوليت و كار ما را دشوار و سنگين مي كند، پشتكار و علاقه آن ها را براي رقابت سالم و يافتن جايگاهي واقعي آشكار مي سازد.
از ديگر ويژگي هاي اين دوره، مي‌توان به تقسيم بندي دقيق و علمي فعاليت هاي روابط عمومي ها اشاره داشت. در واقع پابه پاي حركت جامعه به سوي استفاده از اصول علمي و يافتن جايگاه پژوهش در برنامه‌ريزي‌هاي اقتصادي، اجتماعي، فرهنگي و همچنين براي اينكه به روابط عمومي ها برخي از جنبه هايي را كه متأسفانه كمتر مورد عنايت قرار گرفته اند يادآور سازيم، يكي از زمينه هاي اصلي انتخاب را بحث پژوهش و افكار سنجي قرار داده ايم. در واقع ضمن اينكه خواسته ايم به جايگاه پژوهش و برنامه ريزي در تشكيلات روابط عمومي ها اشاره كنيم، تلاش كرديم نظر مسؤولان روابط عمومي ها را نيز به اين نكته اساسي معطوف كنيم كه وظيفه و جايگاه روابط عمومي در سازمان صرفاً انجام فعاليت هاي تبليغاتي و ارتباطي و انجام فعاليت هاي خدماتي نمي باشد. بلكه جايگاه و منزلت روابط عمومي فراتر از اين ها بوده است. به طوري كه مي‌تواند در اساسي ترين و مهم ترين تصميم گيري هاي سازمان نيز مشاركت داشته باشند.
خوشبختانه پشتيباني هاي اخير مسؤولان اجرايي كشوري و از جمله مصوبه‌ي اخير معاون اول محترم رياست جمهوري، نيز مٌهر تأييدي است بر اين اقدام‌ها.
در چهارمين دوره انتخاب روابط عمومي هاي برتر اقدام به تقسيم بندي روابط عمومي ها به دو گروه «الف» و «ب» كرديم. گروه «الف» در واقع شامل: كليه وزارت‌خانه‌ها، سازمان هاي مستقل دولتي و بنيادها و نهادهاي انقلاب اسلامي مي باشد. و گروه «ب» شامل كليه شركت ها، مؤسسه‌ها و سازمان‌هاي تابع مي‌شود.
براي آگاهي و آشنايي بيشتر از روند برگزاري جشنواره توضيح مختصري در مورد چگونگي و مراحل انجام كار ارايه مي‌كنم. قبل از پرداختن به شيوه‌ي چرخش كار در ستاد، تذكر اين نكته درباره‌ي تشكلات و بافت ستاد ضروري مي باشد كه رييس ستاد، ضمن نظارت بر فعاليت سرگروه‌ها، بر فعاليت كليه افراد ستاد نيز نظارت داشت. سرگروه‌ها در واقع مسؤولان تخصصي هر گروه بوده و ضمناً مسؤوليت ارزيابي نهايي را نيز بر عهده داشتند. گروه هاي تخصصي شامل: كارشناسان و متخصصان هر زمينه بوده كه با توجه به تحصيلات و تخصص خود به ارزيابي فعاليت‌هاي مختلف مي‌پرداختند. به عنوان مثال مجلات و نشريات شركت‌كننده، توسط كارشناسان ارتباطات و روزنامه نگاري ارزيابي شده و براي ارزيابي نهايي در اختيار سر گروه قرار مي گرفت.
اما شيوه چرخش كار در ستاد به اين صورت بود كه پس از تشكيل ستاد، نامه¬هايي به تمامي روابط عمومي¬ها ارسال شد، كه ضمن دعوت براي شركت در اين سنجش و گزينش، از آنان خواسته شد كه نمونه فعاليت هاي خود را به اين ستاد ارسال دارند البته حداكثر نمونه فعاليت هايي كه در هر زمينه مي توانستند ارسال كنند مشخص شده بود كه اين در واقع مرحله اول گزينش بود كه توسط خود دفاتر روابط عمومي انجام مي‌گرفت. فعاليت هاي رسيده پس از ثبت در دبيرخانه به ستاد منتقل مي شد. نخستين اقدامي كه در ستاد انجام مي گرفت، ثبت و كد گذاري تمام نمونه فعاليت هاي رسيده بود. با اين كار در واقع آثار رسيده داراي شخصيت و هويت مي شدند.
پس از كد گذاري، هر فعاليتي، با توجه به چهار زمينه فعاليت هاي پژوهشي و افكار سنجي، ارتباطي، انتشاراتي و تبليغاتي و مديريت و برنامه ريزي، بين گروه‌هاي تخصصي مرتبط با آن فعاليت تقسيم مي‌شد و به سرگروه‌هاي هر گروه تخصصي ارايه مي شد و سرگروه نيز آن را براي ارزيابي در اختيار كارشناسان گروه خود قرار مي‌داد.
پس از ارزيابي اوليه، كليه فعاليت‌هاي هر گروه جهت ارزيابي نهايي در اختيار سر گروه قرار مي‌گرفت و او نيز شخصاً اقدام به ارزيابي جداگانه‌اي از همان فعاليت‌ها مي‌كرد. در واقع به كارگيري اين سيستم كنترل ضمن اينكه احتمال خطا را بسيار كاهش مي داد، نوعي سيستم نظارتي نيز بر ارزيابي و فعاليت افراد اعمال مي شد.
به نمونه فعاليت هايي كه به هر علت داراي نقص بودند، فرم جداگانه‌اي تعلق مي‌گرفت و از رده خارج مي‌شد، اين نقص‌ها مي‌توانست عدم انطباق زماني، عدم فعاليت روابط عمومي مورد نظر و ساير مواردي از اين قبيل را شامل شود.
از آنجايي كه هدف، ايجاد انگيزه قوي و بهتر براي شركت در اين انتخاب بود، با روابط عمومي هايي كه مدارك ارسالي آن ها داراي نقص بودند، به دفعات تماس گرفته مي شد تا نسبت به رفع نقاط مبهم و يا ارسال ساير نمونه فعاليت ها اقدام كنند. بدين وسيله بسياري از كم توجهي ها و موارد نقص ارسالي، اصلاح شده و مورد ارزيابي قرار مي گرفت.
اين فرم ها پس از نمره گذاري و جمع بندي نمره ها در فرم هاي كلي تر ثبت شد و پس از آن با توجه به اهميت هر فعاليت با استفاده از اسلوب نوين آماري و شيوه هاي خاص پژوهش ارتباطي و شاخص‌سازي، ضرايب خاص خود را دريافت مي‌كردند.
از سوي ديگر، با توجه به وسعت عملكرد روابط عمومي ها و آگاهي از نظرهاي مراكز و سازمان هاي مرتبط با روابط عمومي، ستاد، اقدام به طراحي پرسش‌نامه‌هاي گوناگون براي وزيران محترم، سازمان صدا وسيماي ج.ا.ا، مركز توسعه صادرات و روزنامه هاي كثير الانتشار كرد تا به اين وسيله از نقطه نظرهاي آن ها نسبت به اقدام هاي روابط عمومي‌ها نيز آگاه گردد. همچنين از مديران طي پرسش‌نامه ويژه¬اي خواسته شد كه در مورد امكانات پرسنلي، تجهيزات و فعاليت¬هاي انجام شده و برخي ديگر از پرسش¬ها، پاسخ هاي لازم را به ستاد ارسال نمايند. نمره‌ي به دست آمده‌ي هر روابط عمومي در واقع از جمع همين نمرات به دست مي‌آمد. پس از آن و برحسب نمره هاي به‌دست آمده توسط هر روابط عمومي به رتبه بندي آن ها اقدام شد و در نهايت نمره ها و رتبه ها براي اظهارنظر نهايي به هيأت داوران ارايه شد.
توجه به اين نكته در رابطه با فرم هاي طراحي شده در ستاد، از اهميت فراواني برخوردار است كه، كارشناسان با استفاده از افزون بر 30 فرم تخصصي و علمي كه همگي با توجه به شيوه ها و روش هاي پژوهشي، تنظيم و استخراج شده بود، كمي سازي فعاليت هاي كيفي را به انجام رساندند.
در پايان وظيفه‌ي خود مي دانم كه از كليه‌ي مديران و دست اندركاران روابط عمومي كه در برگزاري هر چه با شكوه‌تر چهارمين دوره جشنواره روابط عمومي‌هاي كشور بيش از پيش به ما ياري رساندند، سپاس‌گزاري كنم.
